Das Telefon klingelt seltener als früher, die Mitarbeiter sind entspannter: Die Online-Terminvergabe von eTermio brachte der Mainzer AOK Zahnklinik diese und weitere Vorteile.
Sie liegt im Ministerien-Viertel und wurde bereits 1924 als zahnärztliche Gemeinschaftspraxis gegründet: die AOK Zahnklinik Mainz. Fünf Zahnärzte aus allen Sparten der Zahnmedizin arbeiten hier zusammen.
Neben der ursprünglichen reinen Versorgung von AOK-Versicherten steht die Praxis seit vielen Jahren allen gesetzlich und privat versicherten Patienten offen.
Als die AOK Zahnklinik vor ein paar Jahren das Behandlungsspektrum und die Anzahl der Zahnärzte vergrößerte, war die Anmeldung stellenweise überlastet. Ein zweites Telefon brachte wenig Entlastung, denn es mussten weiterhin die Patienten betreut und alle Termin-Anfragen parallel gemanagt werden.
Dazu kam das Problem, dass das Praxisteam mit der zunehmenden Termindichte immer schwerer passenden Termine übers Telefon vereinbaren konnte. Die Vergabe wurde zunehmend komplexer und brauchte viel Zeit. Die Vergabe eines einfachen Kontrolltermins kostete die Mitarbeiter mehrere Minuten.
„Genau beim Thema Komplexität hat eTermio für uns einen entscheidenden Vorteil gebracht”, erklärt Dr. Marco Grünenwald, Praxisleiter und Zahnarzt der AOK Zahnklinik Mainz. “Durch das Anbieten eines ganzen Bündels an möglichen Zeiten kann der Patient bequem den für ihn passenden Termin online auswählen und buchen. Dieser wird uns sogar automatisch und an korrekter Stelle in den Terminplaner unseres Abrechnungsprogramms Dampsoft gesetzt.”
Die Verbindung zwischen eTermio und Dampsoft erfolgt über eine spezielle Schnittstelle. Über diese werden alle Termine automatisch synchronisiert. So kann das Team der AOK Zahnklinik wie gewohnt mit Dampsoft arbeiten und muss sich nicht um die Online-Terminvergabe kümmern.
“Ich freue mich über jeden über eTermio gebuchten Termin, denn dieser erspart uns zirka zwei bis fünf Minuten Arbeitszeit”, so Dr. Grünenwald. Derzeit werden bei der Mainzer Zahnklinik über 50 Termine pro Monat übers Internet vereinbart – mit steigender Tendenz. Ein Grund dafür ist, dass jede erfolgreiche Buchung in der Regel dazu führt, dass die Patienten ihre zukünftigen Termine wieder über eTermio vereinbaren.
“Ein großer Vorteil neben der reinen Zeitersparnis ist natürlich die Ruhe, die durch die Online-Terminbuchung in den Empfangsbereich einkehrt”. Dr Grünenwald weiter: “Zudem haben wir seit dem Einsatz von eTermio einige neue, junge und sehr technikaffine Patienten gewonnen, die sich im Internet informiert haben. Die buchen fast alle online und sind durch die Bank sehr zufrieden mit der Online-Terminvereinbarung“
Die AOK Zahnklinik Mainz setzt seit 2016 das automatisierte Terminmanagement-System von eTermio ein. Das Praxisteam half mit seinem Feedback bei der Weiterentwicklung und Optimierung von wichtigen Features mit. Das sorgte dafür, dass manche Funktionen vereinfacht wurden. “Das ist wichtig, denn unsere Patienten müssen stets den Eindruck haben, dass die Online-Terminbuchung eine ganz simple Angelegenheit ist, die sie zwischendurch erledigen können – und das auch im Feierabend oder am Wochenende”
Für den komplizierten Schichtbetrieb zweier Prophylaxe-Helferinnen setzte die Zahnklinik zwei eTermio-Terminplaner ein, welche beide mit Dampsoft synchronisiert werden. Zudem ist das Team eines der ersten, welche das neue Therapiemanagement-System von eTermio auf Herz und Nieren testet.
„Die Abfrage freier Termine aus unserem Terminbuch und die automatische Eintragung gebuchter Termine ins Terminbuch funktioniert einfach, fehlerfrei und ohne Verzögerungen. Unsere Patienten sind begeistert von dem neuen Tool!“, fasst Dr. Grünenwald den Einsatz von eTermio zusammen. „Das Online-Terminmanagement-System nimmt uns Arbeit ab, die man in anderen Service-Bereichen viel gewinnbringender einsetzen kann als bei der konventionellen Terminvergabe am Telefon!“